承認リードタイムを短縮する 5 つの実践ポイント

「稟議に時間がかかる」という相談は、リンクフローへのお問い合わせで最も多いテーマです。導入企業のデータを分析すると、承認が滞る原因には共通したパターンがあります。ここでは、ワークフロー設計で改善できる 5 つのポイントをご紹介します。

1. 承認者を「役職」ではなく「金額と内容」で決める

承認ルートを役職だけで決めると、少額の申請にも部長承認が必要になり、承認者の負担が増えます。金額や費目に応じてルートを分岐させることで、承認者ひとりあたりの件数を平均 35% 減らせます。

2. 承認者が 4 人を超えたら見直す

導入企業のデータでは、承認ステップが 4 つを超えるとリードタイムが急激に伸びます。「確認のため」に追加されている承認者は、承認ではなく通知（閲覧のみ）に変更することを検討してください。

3. 滞留アラートは「48 時間」から始める

滞留アラートの初期値は 48 時間をおすすめしています。短すぎると通知が多くなり無視されやすく、長すぎると効果が出ません。運用に慣れたら、申請種別ごとに調整してください。

4. 差し戻しの理由を定型化する

差し戻しが多い申請は、申請フォームの項目や説明文に問題があることがほとんどです。差し戻し理由を選択式にして集計し、上位の理由からフォームを改善すると、差し戻し率を半分以下にできた例が多くあります。

5. モバイルで承認できるようにする

承認者の外出や出張が滞留の主な原因になっている場合、モバイル承認を有効にするだけで平均リードタイムが 1〜2 日短縮されます。

まとめ

ポイント	期待できる効果
金額・内容でルートを分岐	承認者の件数 −35%
承認ステップを 4 以下に	リードタイム −30%
滞留アラート 48 時間	滞留件数 −50%
差し戻し理由の定型化	差し戻し率 −50%
モバイル承認	リードタイム −1〜2 日

自社のワークフローでどこから手を付けるべきか迷う場合は、導入事例も参考にしてください。